Saya berbicang dengan pekerja baru masuk dan didapati mereka mengabai peluang penambahan ilmu dan skill yang sedia ada dalam jabatan /syarikat .Mereka sibuk dgn gadget jika ada masa lapang dan tidak mengunakan sumber ilmu dan skill yang sediaada dalam jabatan yang mereka ditempatkan.
Beberapa perkara yang perlu dititik beratkan dalam penambahan ilmu untuk pekerjaan. Ada dua jenis pekerjaan yang perlu di klaskan berkaitan jenis pekerjaan iaitu operasi rutin harian saperti kerja petadbiran saperti urusan pembelian, akaun, operasi kaunter, pengkeranian, pekerjaan pejabatan, operasi kilang pengeluaran dll. Jenis pekerjaan yang kedua ialah analisa dan reporting saperti analisa syarikat, analisa pelaburan, analisa ekonomi, performance report, analisa data , lapuran kewangan ,lapuran pelaburan. lapuran pemasaran,projek dll
Kerja rutin harian
Ilmu dan skill pekerjaan Operasi rutin boleh didapati dari Standard operation procedure (SOP0 atau quality manual. setiap jabatan disediakan operasi manual. Kakitangan diberi senarai tugas dan tanggungjawab. Baca senarai tugas dengan detail dan hubungkaitkan dengan SOP atau Quality manual. Senarai Tugas menerangkan apa perlu dibuat dan SOP menerangkan bagaimana membuat sesuatu dan aliran kerja yang sepatut anda faham dan patut di buat.
Dalan SOP atau Quality manual memberi idea permulaan sesuatu dokumen/barang didapati semaada dibuat atau dari pihak luar dan aliran pergerakan dokumen/barang dari satu tempat/individu ke tempat lain/individu berikutnya hingga selesai samada disimpan atau dihantar ke pihak lain samada luar department atau luar syarikat.
Asas ilmu dlam SOP ada saperti dibawah
- petunjuk. graft/chart organisasi
- Jenis dokument/barang
- maklumat dalam dokumen
- Aliran dokumen/barang bermula dari tempat/departmen lain
- Aliran dokument/barang berakhir di simpan atau ke jabatan lain/ luar
- staff yang buat ,
- staff yang luluskan (supervisor)
- rekod maklumat, buku
- Jumlah barang/duit
- Pengiraan jumlah dari detail
- no siri spt no cek, melibatkan duit
Spt contoh proses pembelian
Penerimaan dokumen permintaan (Rquestion form) dari Jabatan lain diprosess dalam jabatan pembelian ditulis dalam SOP jabatan pembelian termasuk cara pemilihan pembekal,negotation, tender, dan meluluskaan pembekal yang dipilih, Dokumen yang diperlukan untuk proses pembayaran dihantar ke jabatan akaun/kewangan. Jabatan Kewangan ada SOP untuk process pembayaran.
Jabatan menyuruh buat memo,lapuran surat ,minitmesyuarat dan apa dokumen. penelitian kandungan dokumen saperti maklumat, format surat,kandungan dokumen , peraturan dan termasuk gaya bahasa. kakitangan baru perlu meneliti perkara ini kerana setiap orang /jabatan mempunyai standard/format yang tersendiri dan memudahkan staff akan datang bila ditugaskan membuatnya dengan kesilapan yang sedikit.
Ambil peluang baca dokumen,Jika jabatan menyuruh menyisih dokumen, Ilmu skill yang didapati dm dokumen spt jenis dokumen, isikandung ,format jenis dokumen dan gayabahasa .
Analisa/lapuran
Untuk pekerjaan melibatkan analisa , kakitangan baru minta SOP dan minta lapuran, working paper kertas kerja yang sudah dibuat dlm masa atau 2 tahun supervisor sekurang kurangnya lima kertaskerja.
Tujuanya untuk memahami cara kerja supervisor saperti ;-
- Supporting dokumen yang disimpan oleh supervisor kamu dalam kertas kerja dan buat checkist jenis dokumen disimpan dan buat analisa keperluannya. dan cara susun kertas kerja.
- Orang/kakitangan/orang luar yang terlibat
- Lapuran yang dihasilkan . Kandungan, format dan gaya bahasa adalah penting untuk memahami cara supervisor berfikir dan apa yang diperlukan dalam lapuran, Ini memudahkan kerja supervisor bila ia membaca lapuran kamu.
